Zgodnie ze Statutem Gminy Ornontowice osobą odpowiedzialną za udostępnienie dokumentów jest Sekretarz Gminy oraz w zastępstwie inna wyznaczona przez Wójta osoba.

Udostępniający:

• informuje osobę zainteresowaną, czy dokumenty mogą być udostępnione niezwłocznie,

• wyznacza pracownika Urzędu Gminy, w obecności którego dokumenty mogą być udostępnione,

• wskazuje miejsce udostępnienia dokumentów.

W przypadku gdy dokument wymaga dłuższego wyszukiwania, udostępniający wyznacza termin udostępnienia dokumentu, nie dłuższy niż 14 dni od daty złożenia wniosku. Termin ten może być przedłużony do 2 miesięcy ze względu na złożoność wniosku. O przedłużeniu terminu oraz o powodach opóźnienia, zainteresowany jest powiadamiany na piśmie.

Wgląd do dokumentów odbywa się w jednostce, w której są przechowywane, w godzinach pracy tej jednostki i w obecności uprawnionego pracownika.

Dla postępowań dotyczących odmowy udostępniania dokumentu stosuje się przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Sekretarz Gminy prowadzi rejestr wniosków o udostępnienie dokumentów. Zawiera on: imię i nazwisko osoby zainteresowanej, datę złożenia, przedmiot wniosku, nazwę udostępnionego dokumentu, datę załatwienia i potwierdzenie zainteresowanego. Dla pojęć użytych w tych zasadach stosuje się przepisy Kpa.